Loading...

Tối ưu hóa mọi quy trình trên 1 trang giấy – Tự động hóa quy trình cùng nền tảng Base.vn

Sơ đồ quy trình (Flowchart) là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,… Đó chính là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)

Tổng quan về vai trò của quy trình đối với doanh nghiệp

Khi cố gắng thực hiện các chiến lược kinh doanh của mình, nhiều người chủ doanh nghiệp chỉ cung cấp cho nhân viên những mô tả hạn chế khiến cho nhân viên hoàn toàn không hiểu về những gì họ nên làm và tại sao những nhiệm vụ đó lại quan trọng. Vì thế, rất nhiều doanh nghiệp đã thất bại trong việc thực hiện chiến lược bởi lý do chủ quan như vậy.

Để giải quyết bài toán này, Bản đồ chiến lược (Strategy map) ra đời với vai trò là công cụ để trực quan hóa chiến lược của doanh nghiệp. Bản đồ chiến lược là một mô hình có cấu trúc hàng, mỗi hàng bao gồm các nội dung mô tả và các mục tiêu trung hạn liên quan tới một trong 4 yếu tố quan trọng cấu thành nên bộ máy doanh nghiệp hoạt động. Các chiều mũi tên được vẽ thể hiện mối quan hệ hỗ trợ chiến lược giữa các yếu tố.

Mô hình tổng quan về Bản đồ chiến lược (Strategy map)

Bản đồ chiến lược giúp doanh nghiệp chỉ rõ mối quan hệ nguyên nhân – kết quả giữa các yếu tố cấu thành nên bộ máy, từ đó cho biết việc thực hiện cải tiến một yếu tố cụ thể sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp tới những yếu tố khác như thế nào. Tư duy của Bản đồ chiến lược vốn được xây dựng từ trên xuống dưới, nhưng để đạt được hiệu quả thực tiễn thì doanh nghiệp cần thiết lập và vận hành các yếu tố lần lượt từ dưới lên trên.

Trong Bản đồ chiến lược, yếu tố quy trình được coi trọng và xếp vào tầng thứ ba, vì thế, quy trình chính là cốt lõi của bộ máy vận hành doanh nghiệp.

Hướng dẫn các bước để vẽ lưu đồ quy trình flowchart cho doanh nghiệp

Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ là vẽ sơ đồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng được một flowchart chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.

Tại đây, diễn giả Trần Đình Thiện – Enterprise Consulting Manager hướng dẫn bạn 3 bước để vẽ flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp.

  • Bước 1: Quyết định xem bạn có thực sự cần có lưu đồ quy trình hay không
  • Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động
  • Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Ví dụ về lưu đồ của quy trình xét duyệt công văn, hồ sơ giấy tờ

Trên thực tế, xây dựng flowchart chỉ dừng lại ở việc đưa thông tin các bước của quy trình vào một bản vẽ để lưu trữ lại và truyền đạt cho các nhân viên mới. Còn chức năng triển khai quy trình hằng ngày, theo dõi tiến độ cũng như nhanh chóng phát hiện sai sót để xử lý kịp thời, rõ ràng lưu đồ chưa thể đáp ứng được.

Dễ dàng quản lý các quy trình liên phòng ban trên hệ thống phần mềm Base Workflow

Hơn cả phát hiện và xử lý vấn đề phát sinh, phần mềm BPM còn giúp bạn hai việc quan trọng hơn mà lưu đồ không thể làm được: phòng tránh rủi ro trong quy trình và đo lường các chỉ số nhằm tối ưu quy trình.

👉 Để xem ghi hình toàn bộ chương trình, vui lòng để lại thông tin đăng ký tại đây.

Share This Post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Subscribe To Our Newsletter

Get updates and learn from the best

More To Explore

Past Events

CUSTOMER SPOTLIGHT 05: TẬP ĐOÀN VPS

  Mr. Bùi Quý Toản – Marketing Manager VPS Group sẽ là đại diện khách hàng thứ 5 tham gia vào chuỗi sự kiện “Customer Spotlight”

Kiến Tạo Một Thế Hệ Doanh Nghiệp Mới

Welcome to the workplace of tomorrow!

Những sự kiện với nội dung xoay quanh việc kiến tạo một thế hệ Doanh Nghiệp mới với sức cạnh tranh cao hơn nhờ vào sự hỗ trợ của Công nghệ.