Đây là sự kiện thuộc chuỗi Demo Tour: Kiến tạo môi trường làm việc số diễn ra  hàng tuần của Base.vn dành cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, may  mặc, xây dựng, y tế, bán lẻ, dịch vụ… 

Mở đầu là phần chia sẻ của Ông Trần Thế Như Hiệp về Bài toán quản trị của Tổ chức chứng nhận  NHO và hành trình Tổ chức áp dụng Base vào các hoạt động của Doanh Nghiệp.

Chí Thảo: Anh Hiệp có thể chia sẻ một chút về Tổ chức NHO không? 

Trần Thế Như Hiệp: Tôi nghĩ các vị khách mời ở đây đa số đều là công ty vừa và nhỏ, đến quy mô  nhân sự rất nhỏ như Tổ chức NHO chúng tôi. Vấn đề liên quan đến quản trị của các doanh nghiệp loại  này đến từ việc công ty do CEO tự tạo dựng và phát triển, từ lâu mọi người đã quen với việc tự làm  chủ tất cả việc lớn nhỏ trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển quy mô nhân sự, công việc  được chia cho nhiều người quản lý, thì mỗi khi đưa ra quyết định đều phải tổ chức họp để đưa ra biểu  quyết gây mất thời gian, chưa kể những lúc bận thì phải trao đổi qua tin nhắn một thời gian thì bị trôi  mất chi tiết thông tin đã bàn.

Chí Thảo: Vì sao mà anh biết đến các sản phẩm của Base và lý do gì đã thuyết phục anh sử dụng sản  phẩm? 

Trần Thế Như Hiệp: Công ty tôi hiện đang tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng, bao  gồm các luồng thông tin chỉ thị từ trên xuống dưới (sếp tổng đến trưởng đơn vị rồi đến nhân viên), từ dưới lên trên (nhân viên lên sếp) và luồng thông tin chéo (giữa các phòng ban với nhau). Lúc trước  toàn phải đi họp để thu thập thông tin từ các bên rồi mới đưa ra quyết định chuyển xuống dưới, nhưng đa số mọi người đều quên thời hạn và chi tiết các công việc cần hoàn thành. Sau đó, để kiểm soát chặt hơn thì tất cả thông tin được ghi lại qua email, nhưng số lượng email tăng lên thì mỗi ngày đều mất nhiều thời gian để kiểm tra các đầu việc. Dần dần, để tiết kiệm thời gian mọi người chuyển sang liên  lạc qua các group chat, thú thật tôi có mặt trong hơn 100 group chat cho từng dự án, mỗi lần muốn  chuyển thông tin từ người này sang người khác phải copy paste qua lại, đến cuối cùng mọi người vẫn  không nhớ mình đã quyết những gì, tình trạng trễ việc xảy ra thường xuyên vì bị trôi tin nhắn. Tôi  quay trở lại với quan điểm đi tìm một phần mềm công nghệ thật tốt với hy vọng nó có thể giải quyết  được bài toán này. Lúc tìm thấy Base.vn, tôi đã được hỗ trợ để có thể sử dụng hệ thống ngay lập tức.

Chí Thảo: Được biết, tổ chức NHO hiện đang sử dụng Bộ giải pháp xây dựng văn phòng điện tử E office của Base. Vậy lý do nào khiến anh tin tưởng và sử dụng nhiều ứng dụng của Base cùng lúc đến  vậy?

Trần Thế Như Hiệp: Base giúp tôi giảm công việc giấy tờ để có nhiều thời gian đưa ra những quyết  định chiến lược cho công ty hơn. Ví dụ như trước đây nhân viên muốn xin ý kiến từ sếp nhưng sếp  đang bận làm việc với khách hàng thì phải chờ, giờ có Base anh em cứ nhập thông tin ở đó, nửa tiếng  sau hoặc cuối ngày sếp sẽ quay lại xử lí. Với việc gấp thì chỉ cần tag sếp vào phần comment thì sẽ 

được giải quyết ngay. Ngoài ra, tôi cũng không cần phải lo lắng nhân viên đưa thiếu giấy tờ vì phần  mềm đã thiết lập các trường thông tin bắt buộc phải nhập đủ mới được gửi đi.

Chí Thảo: Không biết trong quá trình triển khai thì công ty mình có những việc gì không được như  mong muốn không? 

Trần Thế Như Hiệp: Thứ nhất là tôi phải phụ thuộc nhiều vào smartphone hơn rất nhiều vì tất cả công việc đều được xử lí trên đó (cười). Platform Base với các phần mềm Base Wework, Workflow,  Request đã phân hệ hiệu quả các công việc phức tạp trong hoạt động của Tổ chức NHO: vừa là tổ chức  chứng nhận các tiêu chuẩn (GlobalG.A.P., ISO, HACCP, GMP…) vừa thực hiện các dự án kiểm  nghiệm và giám định các sản phẩm xuất khẩu. Thứ hai là phần lớn các nhân viên đều ngại việc phải  sử dụng thêm một hệ thống khác ngoài các phần mềm đang xài vì ngại phải học lại từ đầu và phải  chuyển tất cả các thông tin sẵn có lên Base. Thời gian đầu, các sếp phải chịu khó chấp nhận xử lí công  việc qua cả hai hệ thống, sau 3 tháng thử nghiệm thì chỉ giải quyết những việc được để lên Base thôi,  ai không chịu thì chậm trễ phải tự chịu trách nhiệm. Hiện nay, 60% nhân sự đều đã triển khai thành  công, tất cả công việc đều được phân rõ ràng yêu cầu kết quả, hạn chót và người chịu trách nhiệm  chính. Mỗi khi có vấn đề thì sếp nhanh chóng có thể làm rõ việc đó bắt nguồn từ ai và chỉ phạt người  đó vì tất cả bằng chứng đều được lưu lại trên hệ thống, không ai bị oan nên nhân viên dần tin tưởng và  sử dụng Base nhiều hơn. 

Sau đó là phần chia sẻ của Ông Mai Chí Thảo – Business Consulting Manager về cách Base phân  luồng các công việc giữa sếp và nhân viên và giữa các phòng ban với nhau với bộ Base Work+, luồng  giao tiếp với bộ Base Info+ và quản trị nhân sự với bộ HRM+. Cuối cùng, các khách mời có cơ hội  được trải nghiệm hành trình triển khai bộ giải pháp Base với Ông Lê Đức Minh – Customer  Onboarding manager. 

Mỗi phần chia sẻ đều rất thú vị và nhận được nhiều sự quan tâm từ người tham dự. Đây cũng chính là  cơ hội để Base mang đến cho người tham dự để tương tác, đặt câu hỏi cũng như networking với diễn  giả để tìm ra những kiến thức mới cho doanh nghiệp. Nếu chưa có cơ hội tham gia cùng Base tại sự kiện này, đừng bỏ lỡ những kiến thức bổ ích trong những sự kiện sắp tới nhé.

Để xem ghi hình toàn bộ chương trình, vui lòng để lại thông tin đăng ký tại đây.